Ngày 25/12/2015, UBND tỉnh Sơn La đã ban hành quyết định số 3317/QĐ-UBND về việc thành lập Văn phòng Đăng ký đất đai, trực thuộc Sở TN&MT tỉnh Sơn La.
Theo đó, Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Sơn La có 4 phòng chuyên môn, 12 chi nhánh đặt tại địa bàn 12 huyện, thành phố với tổng số 68 biên chế. Văn phòng Đăng ký đất đai có chức năng thực hiện đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; xây dựng, quản lý, cập nhật, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai và cung cấp thông tin đất đai cho tổ chức, cá nhân theo quy định.
Sau khi có quyết định thành lập, ngay trong tháng 1/2016, Sở TN&MT Sơn La đã phối hợp với UBND các huyện, thành phố và các ban ngành liên quan bàn giao cơ sở vật chất, nhân lực, hồ sơ giấy tờ, nhà làm việc, tài sản, tài chính… từ các Văn phòng cấp huyện về Văn phòng cấp tỉnh.
Tuy nhiên, thời điểm đó, SởTN&MTchưa ban hành quyết định quy định chức năng nhiệm vụ và ổn định bộ máy tổ chức, quy chế phối hợp triển khai thực hiện nhiệm vụ của hệ thống Văn phòng Đăng ký đất đai một cấp. Do đó, Sở TN&MT đã tham mưu cho UBND tỉnh Sơn La ủy quyền cho UBND các huyện, thành phố tiếp tục tiếp nhận, thẩm định và ký giấy chứng nhận cho các hộ gia đình đăng ký biến động đất đai đến hết ngày 30/4. Đồng thời, Văn phòng Đăng ký đất đai cấp huyện vẫn sử dụng con dấu hiện tại để giao dịch đến hết tháng 4/2016.
Ông Phạm Văn Thi, Phó Giám đốc Sở TN&MT Sơn La cho biết: Tới nay, về cơ bản, Sở TN&MT đã kiện toàn xong về mặt tổ chức Văn phòng Đăng ký đất đai, đã ban hành quyết định bổ nhiệm chức danh Giám đốc, 2 Phó Giám đốc; đồng thời, ban hành quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quy chế làm việc của Văn phòng. Sau khi đi vào hoạt động, Văn phòng Đăng ký đất đai sẽ tiếp tục tự kiện toàn các vị trí lãnh đạo, quản lý của các phòng chuyên môn, chi nhánh trực thuộc đơn vị.
Việc sát nhập và hình thành Văn phòng Đăng ký đất đai một cấp sẽ tạo nhiều thuận lợi trong công tác quản lý, xây dựng bộ máy hành chính tinh gọn, xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, phân định rõ trách nhiệm giữa các cơ quan, bộ phận trong cơ quan hành chính, tạo sự đồng thuận trong bộ máy tổ chức.
Tuy nhiên, khi Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Sơn Lađi vào hoạt động, có nhiều vấn đề đang được đặt ra cần sớm có giải pháp.
Ông Sòi Ngọc Hùng, Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Sơn La cho biết: Khó khăn lớn nhất là tại các chi nhánh, lực lượng cán bộ chuyên môn rất mỏng, trung bình từ 3-4 cán bộ thuộc 1 chi nhánh, thậm chí, tại Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Mường La chỉ có 2 biên chế.Điều này sẽ gây nhiều khó khăn do khi mới sát nhập, khối lượng công việc trên địa bàn rất lớn.
Bên cạnh đó, Sơn La là tỉnh miền núi có địa hình đi lại khó khăn, Văn phòng các huyện chưa được trang bị về cơ sở vật chất, trang thiết bị, phần mềm kỹ thuật.Ngay cả trụ sở của Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Sơn La hiện đang phải đi thuê, máy móc, trang thiết bị thiết yếu, kho lưu giữ hồ sơ, tư liệucòn nhiều thiếu hụt. Hệ thống bản đồ đo đạc địa chính chưa kết nối được giữa Văn phòng tỉnh và các huyện, thành phố. Trong khi, trình độ năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của một số cán bộ cấp huyện chưa đồng đều, còn nhiều hạn chế.
Trong thời gian tới, để hoạt động của Văn phòng Đăng ký đất đai sớm đi vào ổn định, Sở TN&MT Sơn La đang tập trung xây dựng trình UBND tỉnh ban hành Quy chế phối hợp giữa Sở TN&MT với UBND các huyện, thành phố, cơ quan tài chính, cơ quan thuế và các cơ quan, đơn vị khác trong thực hiện quản lý nhà nước về đất đai. Quy chế được xây dựng sẽ bảo đảm các thủ tục hành chính được thực hiện liên thông, thông suốt, minh bạch, đơn giản, rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng đơn vị, không để ách tắc thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ người sử dụng đất trên địa bàn tỉnh.